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Factura electrónica: ¿Qué requisitos pide la SUNAT y cómo empezar en 24 horas?

By Wally POS
Factura electrónica: ¿Qué requisitos pide la SUNAT y cómo empezar en 24 horas?

Conoce las opciones que tienes para implementar la factura electrónica en tu cafetería o tienda retail. Elige la que, además de cumplir con la SUNAT, sea una solución para la gestión de tu negocio.

Además de ser una necesidad de estos tiempos, los negocios están obligados a emitir facturas electrónicas. Es una disposición de la SUNAT, con la cual el país se suma a la tendencia mundial de migrar a los comprobantes de pago electrónicos. Este cambio tiene principalmente cinco impactos positivos: contribuye con la sostenibilidad del medio ambiente; genera un ahorro de costos de impresión, transporte o almacenamiento; optimiza los procesos administrativos y de ventas; abre nuevas oportunidades de financiamiento —como el factoring—, y mejora la seguridad de tu contabilidad.

Este es un proceso que concluirá tan pronto como el mismísimo 2020. Lo más conveniente es que sepas que existen tres alternativas para implementarlo en tu negocio (de lo más complejo a lo más fácil): la primera es facturar a través del Sistema de Emisión Electrónica (SEE) de la SUNAT; la segunda consiste en adaptar un software de gestión tradicional; y la tercera implica servirse de las facilidades de un Sistema de Punto de Venta basado en la nube.

Pero antes de profundizar en cada una de ellas, resulta indispensable que conozcas a dos actores importantes avalados por la SUNAT, cuyo objetivo es agilizar el procedimiento. Uno es el Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE), que tiene el rol de encargarse de todo el peso operativo de la facturación digital, ahorrándote costos y esfuerzos. Y el otro es el Operador de Servicios Electrónicos (OSE), autorizado para asumir la validación de cada factura electrónica que se emita en tu negocio.

Ahora sí, con estos conceptos claros, presta atención a las opciones que tienes en el mercado para comenzar a emitir no solo facturas online, sino todo tipo de comprobantes de pago electrónicos, como facturas, boletas de venta y notas de crédito y débito. Toma en cuenta cada detalle y evalúa cuál se ajusta a tu negocio y a tus objetivos de crecimiento.

Facturar mediante las plataformas de la SUNAT

Es la modalidad más básica del Sistema de Emisión Electrónica (SEE), la cual consiste en emitir cada factura electrónica y demás comprobantes de pago a través de la página web o el app de la SUNAT. Es decir, tú mismo debes registrarlos de forma manual con solo ingresar tu Clave Sol y una vez que hayas solicitado tener la calidad de emisor electrónico.

Si bien esta opción, conocida como SEE - SOL, es totalmente gratis, ¿te imaginas subiendo tú mismo todos los comprobantes de pago al portal de la SUNAT? No solo es un trabajo engorroso, sino que también debes lidiar con la lentitud y los inconvenientes de dicha plataforma. Por eso, este procedimiento es recomendable para los negocios que facturan muy poco a diario.

Si tienes un mayor volumen de transacciones, una alternativa intermedia es el Facturador - SUNAT. Es un software gratuito que se instala en la computadora de tu negocio, pero requiere de dos complementos: adquirir un certificado digital para efectos de firmar los comprobantes de pago electrónicos y eventualmente contratar un OSE, a fin de que valide estos documentos contables digitales.

Aun así, según Noticiero Contable —uno de los portales de tutoriales contables más visitados—, el facturador tiene desventajas considerables: requiere de programas secundarios, no tiene la opción de enviar la factura electrónica al cliente, la versión impresa es muy básica, demora demasiado cada proceso de emisión y no te da la facilidad de archivar automáticamente los comprobantes digitales.

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Emitir a través de tu propio software de gestión

Lo mejor siempre será que el trámite de emitir una factura electrónica sea automático y en tiempo real. Para llegar a este ideal, una de las posibilidades es desarrollar un software de gestión propio, que responda a las necesidades específicas de tu negocio e incluya la facturación digital. O, en todo caso, optar por la variante de adaptar el software de gestión que adquiriste con anterioridad.

En ambos casos —la SUNAT los llama SEE desde los Sistemas del Contribuyente—, debes solicitar a la SUNAT que homologue los software y los incorpore en el sistema electrónico. Pero también puedes contratar un PSE para que integre y automatice el proceso en tu software de gestión, además de cubrir la obligatoriedad, si fuera el caso, de contratar a un OSE, proceso al que la entidad tributaria denomina SEE - Operador de Servicios Electrónicos.  

Como puede deducirse, aunque su finalidad es automatizar los procesos manuales y hacerte la vida más fácil para enfocarte en tu negocio, esta modalidad resulta compleja y costosa, y requiere de conocimientos técnicos para implementarla, además de constantes actualizaciones del software de gestión elegido, que posiblemente no estén a tu alcance.

Valiéndose de un Sistema de Punto de Venta

Una solución más interesante es contratar un Sistema de Punto de Venta, que es un software de gestión integral basado en la nube, cuyas funcionalidades cubren las necesidades de automatización de los pequeños negocios, como cafeterías, tiendas retail y empresas de servicios. Pero no requieres un modelo cualquiera, sino uno que sea a la vez un PSE e incluya la contratación de un OSE.

Esta opción es como tener un pack de gestión de punto de venta. Todo en un solo producto: puedes emitir automáticamente facturas electrónicas y todo tipo de comprobantes de pago electrónicos, así como automatizar y digitalizar diversos procesos como las ventas, el inventario, la contabilidad y la gestión del personal de tu negocio, y adicionalmente acceder a datos importantes para tomar mejores decisiones empresariales.

Ni siquiera tendrás que tramitar un certificado digital para comenzar a facturar. Todo lo relacionado al proceso de emisión de comprobantes digitales (incluso hasta cómo anular una factura electrónica) está incluido en el mismo software de gestión integral. De manera práctica funciona así: por cada venta que hagas en tu pequeño negocio, se generará automáticamente una boleta o factura electrónica, esta se reportará en tiempo real a la SUNAT, se activará la opción de enviarla al cliente y se archivará para facilitar tu contabilidad.

Wally, por ejemplo, es un Sistema de Punto de Venta que es un PSE y asume la contratación de un OSE. Es una solución completa que reúne los requisitos de la SUNAT para emitir comprobantes de pago electrónicos. Por ser simple, intuitivo y accesible, a partir de su instalación, tu negocio está en condiciones de emitir boletas y facturas electrónicas dentro de las próximas 24 horas. Como valor agregado, Wally te da la libertad de generar comprobantes de pago electrónicos de manera ilimitada, a diferencia de otras marcas del mercado que incrementan los precios según el número de facturas electrónicas emitidas.  

La tarea es simple, pero no menos importante: solo debes decidir correctamente de acuerdo con las necesidades de tu negocio. Si bien es cierto que emitir comprobantes de pago electrónicos es una disposición obligatoria de la SUNAT, también es una solución para ordenar y aumentar la productividad de tu negocio. Una vez que comiences a implementar la factura electrónica notarás las múltiples ventajas de estar siempre un paso adelante en el mercado, aprovechando las tecnologías que están a tu disposición.

 

 

Tags: Automatización, gestion, negocios, facturación electrónica, ventas

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