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¿Cómo gestionar el inventario en restaurantes y cafeterías?

By Wally POS
¿Cómo gestionar el inventario en restaurantes y cafeterías?

Tener éxito en negocios del sector comidas y bebidas requiere mantener un eficiente control de productos e insumos y esto pasa por implementar un sólido sistema de inventarios. Toma en cuenta estas recomendaciones.

La tecnología permite gestionar de manera más eficiente los negocios. Es especialmente útil para emprendimientos basados en productos perecibles –como restaurantes y cafeterías–, donde, además, el eje es la calidad del servicio. Al ayudar a administrar data, la tecnología simplifica llevar registros precisos de aspectos tan importantes como las compras, el procesamiento de pedidos, la gestión de inventarios, la logística, la optimización del espacio de almacenamiento y la trazabilidad de los alimentos. Sin inventarios precisos, subsistir en este rubro será virtualmente imposible.

Cuando pensamos en inventarios y en personalización de servicios es inevitable evocar a la estrella de la clase: Amazon. Como señala este informe de Harvard Deusto, “cada transacción se registra, cada comprador es conocido, cada movimiento de inventario es analizado y, quizá más importante, puede predecir y sugerir el próximo pedido basándose en qué compramos y por dónde navegamos”.

Lo que Amazon nos sigue enseñando es que, sea cual sea el negocio, es necesario saber leer la data para marcar la diferencia en el mercado. “Amazon ha demostrado con resultados que los datos deben guiar cada decisión dentro de una empresa centrada en el cliente (el famoso customer obsession de Amazon). Desde su inicio, ha aprovechado la información proporcionada por sus clientes para diseñar los siguientes movimientos”, precisa el texto.

Pero volvamos al rubro que nos interesa en esta nota: el de los restaurantes y las cafeterías. La revista Forbes explicó recientemente cómo Subway, la cadena de alimentos minorista más grande del mundo —casi 30,000 restaurantes solo en Estados Unidos—, emplea códigos de barras en sus inventarios: el 98% de los productos que ingresan a sus almacenes tienen códigos de barras rastreables. Estos no solo mejoran la trazabilidad de los productos (poder seguir la trayectoria de un producto o lote hasta su llegada al almacén), sino que hacen que la administración de inventario y la facturación sean más fáciles.

Lo mismo aplica para pequeños negocios. En un artículo de Forbes, se expuso el caso de Circus Drive-In Restaurant, un restaurante familiar en la costa de Jersey, que sacó provecho del análisis de datos de sus puntos de venta para tomar decisiones informadas sobre la gestión de su inventario. Su problema era la imprevisibilidad del clima (y cómo impactaba en la fluctuación de comensales), pues hacía muy difícil administrar adecuadamente el inventario, concretamente el stock de carne fresca para las hamburguesas, el producto estrella del local.

Hasta entonces, el sistema había consistido en monitorear manualmente el stock y hacer un estimado básicamente intuitivo del inventario. Pero esto cambió con el uso inteligente de los datos: tomando la información de los puntos de venta correspondiente a los años 2015 y 2016 –sumado a los datos del clima, la estacionalidad y los días festivos–, crearon un modelo que permite predecir la demanda de hamburguesas por temporadas.

Pero, sea que estemos frente a un gigante como Subway o ante un negocio familiar como Circus Drive-In Restaurant, debemos tener claro que contar con inventarios eficientes es fundamental para controlar los costos, mejorar la rentabilidad del negocio y satisfacer la demanda de los clientes. Conseguirlo demandará cada vez más tecnología, pero siempre será necesario que la información al interior del negocio fluya eficientemente. Es decir, lo principal seguirá siendo que los procesos de inventarios sigan una estructura clara y que sean lo más frecuentes posible, diarios de preferencia.

Puedes creer que realizar inventarios diarios de tu negocio, sobre todo si es pequeño, es un exceso. Pero si piensas en la suma anual de las pérdidas diarias que significa el descontrol, tendrás claro por qué ser meticuloso en tus inventarios rendirá frutos para evitar mermas, déficit de productos e, incluso, robos.

¿Por dónde empezar?

Lo primero que debes tener en cuenta es que existen tres formas de clasificar tu inventario: por propósito, almacenamiento y ciclos. Así, los alimentos y las bebidas, las especias y los cubiertos son inventarios diferentes que deberás clasificar según su propósito. Por eso, necesitas diferenciarlos y sistematizarlos con ayuda de la tecnología.

Clasificar tu inventario según el almacenamiento significa que las verduras, frutas y lácteos, por ejemplo, deberán estar en el refrigerador, mientras que las carnes y pescados irán al congelador (a veces es mejor tener un congelador separado del refrigerador). Mientras que, respecto a los ciclos, los alimentos y las bebidas son un tipo de stock de ciclo rápido, y elementos como el menaje, las mesas y las sillas se consideran stock de ciclo lento porque se reemplazan solo de vez en cuando.

Teniendo esto claro, pensarás que es hora de empezar el conteo de productos. Error. El mantra que debes considerar siempre para lograr inventarios efectivos es el siguiente: “orden, orden y más orden”. Por eso, empieza por desechar los artículos vencidos y organiza el espacio de manera eficiente. Acá será fundamental que tengas en mente lo que en inglés se conoce como FIFO: first in, first out.  ¿En qué consiste?

El enfoque FIFO significa que las primeras unidades de insumos o productos que entraron en tu almacén sean también las primeras en salir. Para conseguirlo, el secreto está en colocar los productos más viejos hacia el frente de los estantes para que se utilicen primero. Será imprescindible que etiquetes todos los productos con la fecha de entrada, y que marques una fecha máxima de consumo.

En tu cámara de enfriamiento, los productos deben estar agrupados por estantes y temperaturas: vegetales, frutas, pescados, carnes, lácteos, etc. Para ubicarlos más fácilmente, lo mejor es usar contenedores transparentes y apilables con etiquetas que faciliten su localización, reconocimiento y fecha máxima de consumo.

En la despensa, el método de organización deberá seguir la misma lógica: las cosas grandes en los espacios inferiores y las más pequeñas arriba. Lo que más se use deberá estar al alcance de la mano para ahorrar tiempo al momento de preparar los pedidos.

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Capacidad máxima y mínima

Cualquier negocio debe tener suficiente stock, ni mucho ni poco, para que los consumidores puedan comprar lo que deseen. Pero ¿cuál es la medida exacta? Según un artículo de Entrepreneur, la primera recomendación es contar regularmente la cantidad de productos existentes en cada categoría que manejas.

“Para determinar la cantidad necesaria en tu categoría, un buen consejo es consultar a asociaciones y cámaras para conocer el estándar del sector donde te desarrollas. Después, intenta ser más eficiente al hacer un ajuste de un 3 o 5% menos del nivel de inventario promedio de la industria”, recomienda la publicación.

Para calcular el máximo ten en cuenta tu capacidad de almacenamiento, los descuentos que obtengas sobre las compras, el precio de mayoreo, la capacidad de distribución del proveedor, la caducidad del producto, las mermas y fugas por exceso de almacenaje, el costo financiero y el costo de oportunidad. Para calcular el mínimo analiza el tiempo que tarda el proveedor en reponer los productos, las contingencias observadas en ese proveedor (es decir, qué tan confiable y puntual es), las posibles fluctuaciones de la demanda y la caducidad del producto.

Además, será de mucha ayuda que pronostiques tu inventario. No se trata de adivinar qué necesitarás, sino de revisar tu base de datos para identificar lo que más necesitas y lo que realmente no es indispensable. En este cálculo, no olvides incluir los días especiales. Por ejemplo, en San Valentín habrá más gente buscando agregar elementos “románticos” a sus pedidos, como vino y chocolate.

Automatiza tu inventario

Haz que la tecnología sea tu aliada estratégica en la gestión del inventario. Muchos de los procesos manuales ahora pueden ser automatizados a través de un software o herramienta digital. De esta manera, puedes tener un mayor control de tus insumos y productos, con lo que evitarás pérdidas. Y, sobre todo, tendrás más tiempo para ser más estratégico.

Un Sistema de Punto de Venta como Wally es una solución digital que cubre esas necesidades. Puedes agregar los insumos y productos de tu restaurante o cafetería, incluido la lista de precios, con costos e impuestos descontados automáticamente. Por lo demás, no debes preocuparte: el inventario se actualizará en tiempo real a medida que se den las ventas.

Además, tienes una altera de stock mínimo para que sepas cuándo debes contactarte con tus proveedores y enviarles órdenes de compra desde la misma plataforma.  Además, si cuentas con otros locales, te da la capacidad de transferir inventario entre ellos, de tal manera que evites cualquier desabastecimiento.

Otro punto clave es que con Wally dispones de reportes de inventario en tiempo real, diarios, mensuales o el rango de tiempo que elijas. Y lo mejor es que tienes el control en tus manos, puesto que, estés donde estés, tan solo desde tu smartphone puedes monitorear y gestionar tu inventario.

Toma en cuenta estas recomendaciones y evita los errores más comunes. Y, sobre todo, recuerda que las tres características fundamentales de todo proceso de inventario es el orden, la consistencia y la automatización. Este esfuerzo redundará en la experiencia que ofrecerás a tus clientes y ellos te premiarán con su fidelidad. Es la mejor receta para el éxito de tu negocio.

Tags: nota, destacado, cafeterías, gestion, Logística, buenas prácticas

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